Khi nhiều quốc gia đang đối mặt với việc tỷ lệ tiêm chủng không đồng đều và sự xuất hiện của các biến chủng mới, cuộc chiến chống COVID-19 đang vô cùng căng thẳng. Nhiều doanh nghiệp trên toàn cầu đã phải xoay vòng giữa làm việc tại nhà và văn phòng, cách thức làm việc cũng đã thay đổi từ đó.
Nhiều doanh nghiệp đã tập trung vào việc hỗ trợ nhân viên chuyển đổi dễ dàng sang làm việc tại nhà để hạn chế sự gián đoạn trong việc kinh doanh. Vào thời điểm này, các chủ doanh nghiệp thường tìm kiếm các giải pháp tức thì như mua hội thoại truyền hình, phần mềm làm việc nhóm hay điều chỉnh các chính sách cơ bản để thích ứng với phương pháp làm việc linh động.
Công nghệ chính là nền tảng mang đến sự thành công và bền vững cho chiến lược làm việc từ xa. Tuy vậy, nhiều nhân viên luôn gặp phải những vấn đề về công nghệ trong cách thức như thế. Ba vấn đề nổi bật nhất bao gồm: Đường truyền mạng không ổn định, Khả năng truy xuất hạn chế đến các tài nguyên nội bộ của công ty và Thiếu các công cụ hỗ trợ năng suất làm việc.
Thông qua kinh nghiệm của bản thân doanh nghiệp, Ông Jean-Guillaume Pons – Phó Chủ tịch Cấp cao & Giám đốc, khu vực Châu Á – Thái Bình Dương, Nhật Bản và Trung Quốc, Nhóm các Giải pháp Khách hàng, Dell Technologies – đã rút ra ba lời khuyên mà các doanh nghiệp nên lần lượt thực hiện để phát triển trong môi trường làm việc từ xa.
LỜI KHUYÊN #1: HỖ TRỢ NHÂN VIÊN THỰC HIỆN CÔNG VIỆC TỐT HƠN BẰNG CÁCH CUNG CẤP CÁC CÔNG CỤ HỖ TRỢ PHÙ HỢP
Nghiên cứu đã chỉ ra trong số 7.192 người tham gia khảo sát từ bảy thị trường trong khu vực APJ (Châu Á – Thái Bình Dương và Nhật Bản) thì có đến 39% chỉ ra rằng các công cụ và vật dụng hỗ trợ làm việc từ phía công ty cấp là nguồn lực công nghệ hàng đầu mà nhân viên cần để làm việc từ xa.
Do đó, từ góc nhìn của nhân viên thì các công cụ làm việc là một nhu cầu cơ bản phục vụ cho làm việc từ xa. Trường hợp nhân viên không được doanh nghiệp cấp cho những thiết bị hỗ trợ làm việc cần thiết có thể dẫn đến hai hệ quả chính:
- Đầu tiên là làm giảm hiệu suất làm việc, gia tăng căng thẳng của nhân viên khi họ cảm thấy mình không được sự hỗ trợ trong quá trình làm việc. Về dài hạn, vấn đề này có thể gây ảnh hưởng đến tinh thần của đội ngũ nhân viên, giảm tỷ lệ giữ chân khách hàng và hiệu quả kinh doanh.
- Thứ hai là khi không có những công cụ làm việc để hỗ trợ thì nhân viên có thể sẽ tải các tài liệu của công ty về những thiết bị cá nhân và điều này có nguy cơ dẫn đến vấn đề lộ dữ liệu hoặc “xử lý kép” hay trùng lặp dữ liệu trên các nền tảng.
=> Hãy ưu tiên trải nghiệm của nhân viên khi áp dụng mô hình làm việc kết hợp (hybrid work) bằng cách đầu tư vào những nguồn lực công nghệ chất lượng từ laptop, màn hình cho đến các thiết bị ngoại vi nhằm hỗ trợ nhân viên làm việc hiệu quả và bảo mật.
LỜI KHUYÊN #2: THIẾT LẬP DOANH NGHIỆP VỚI CƠ SỞ HẠ TẦNG CNTT TÂN TIẾN ĐỂ PHỤC VỤ LÀM VIỆC KẾT HỢP
Một mô hình làm việc kết hợp dài hạn cần được thiết kế như một văn phòng kỹ thuật số “sẵn-sàng-cho-mọi-thứ”. Điều này đồng nghĩa với việc các doanh nghiệp cần mang đến trải nghiệm làm việc xuyên suốt cho nhân viên dù ở nhà hay văn phòng.
Hạ tầng điện toán đám mây mang đến khả năng truy xuất các tài nguyên của công ty mượt mà hơn, cũng như khả năng mở rộng và tiết kiệm chi phí. Với sự bùng nổ của mô hình làm việc kết hợp, việc ứng dụng công nghệ điện toán đám mây đang ngày càng tăng khi các Giám đốc và nhà quản lý CNTT ưu tiên vào những ứng dụng chạy trên đám mây như phần mềm như một dịch vụ (Software as a service, SaaS).
Khi khởi đầu, các doanh nghiệp đang dịch chuyển sang đám mây có thể cân nhắc bắt đầu với một mô hình cơ sở hạ tầng điện toán đám mây lai – loại mô hình kết hợp đám mây công cộng, riêng và điểm biên để hỗ trợ các ứng dụng truyền thông và thế hệ mới.
=> Dell Technologies đã xây dựng một môi trường đa đám mây, đồng thời thiết lập những đổi mới về ảo hóa, cho phép hạ tầng điện toán đám mây chạy những gì mà các nhân viên truy xuất từ xa với tốc độ nhanh hơn mà không phải tăng nhân công. Các giải pháp như Unified Workspace của hãng cũng cho phép đội ngũ CNTT triển khai, bảo mật, quản lý và hỗ trợ những thiết bị thuộc sở hữu của doanh nghiệp thông qua đám mây.
LỜI KHUYÊN #3: BẢO VỆ DỮ LIỆU CỦA DOANH NGHIỆP BẰNG CÁC GIẢI PHÁP BẢO MẬT ĐẦU CUỐI
Một yếu tố nhất định phải có đối với các doanh nghiệp khi áp dụng mô hình làm việc kết hợp chính là chiến lược bảo mật và bảo vệ dữ liệu. Do làm việc từ xa khiến dữ liệu được phân phối đến nhiều địa điểm như các trung tâm dữ liệu, trang làm việc khác nhau hay môi trường đám mây lai, nên một chiến lược bảo vệ toàn diện kết hợp cùng phương pháp bảo mật dữ liệu là một điều vô cùng cần thiết.
Việc nhân viên phải sử dụng những công cụ hoặc thiết bị cá nhân để phục vụ cho công việc sẽ làm gia tăng số lượng lớn dữ liệu mật được lưu trữ trên các bị thiết cá nhân hoặc các thiết bị đầu cuối đó.
Nhằm quản lý an toàn lượng dữ liệu vô cùng lớn đang được tạo ra tại vùng điểm, các doanh nghiệp cần phải ngăn chặn, phát hiện và đối phó với các mối đe dọa kịp thời. Một nghiên cứu toàn cầu mới do Dell Technologies ủy quyền cho Forrester Consulting thực hiện cho thấy 55% các doanh nghiệp tại APJ thực hiện nhiều giải pháp khẩn cấp giúp giữ dữ liệu an toàn bên ngoài mạng lưới của công ty khi mọi người tiếp tục làm việc từ xa.
=> Thay vì phản ứng bị động thì các doanh nghiệp nên đầu tư vào cơ sở hạ tầng an toàn an ninh mạng linh động, giúp mở rộng, quản lý và chủ động ngăn chặn các mối đe dọa bảo mật cùng những thông tin dữ liệu thông qua AI, máy học (machine learning), đồng thời dễ dàng thực hiện phát hiện hành vi tại thiết bị đầu cuối.
KẾT
Với những khoản đầu tư hợp lý vào công nghệ, các doanh nghiệp sẽ có được vị thế thuận lợi trong việc chuyển đổi mượt mà giữa làm việc tại nhà và làm việc tại văn phòng với mà không gây ảnh hưởng quá lớn đến hoạt động kinh doanh. Sự thành công phụ thuộc rất lớn vào khả năng đón nhận văn hóa linh động của một doanh nghiệp với hạ tầng công nghệ phù hợp và đổi mới.
